Op deze pagina vindt u alle relevante informatie omtrent de migratie. We werken dit constant bij op basis van vragen en feedback, dus sla hem op in uw bookmarks. Spring direct naar:

• Demonstratie HCI GGZ

• Welke data gaat er mee naar HCI GGZ?

• Hoe bereid u zich voor?

• Wat moet u inrichten na de migratie?

• Wanneer zijn de vragenuurtjes?

• Veelgestelde vragen

Welke data gaat er mee naar HCI GGZ?

De belangrijkste en actuele dossiergegevens uit Incura worden automatisch overgezet naar HCI GGZ.

Vanwege technische beperkingen is het niet mogelijk om álle historische gegevens foutloos te migreren. Daarom ontvangt u deze gegevens aanvullend in CSV-bestanden. U bent zelf verantwoordelijk voor een veilige opslag en archivering hiervan.

Wat wel meegaat:

• Cliëntgegevens en cockpitinformatie (ook van gearchiveerde cliënten)

• Documenten, teksten, behandelplannen en verslagen uit het dossier

• Jeugdtrajecten en ZPM-trajecten, inclusief Zorgvraagtypering, setting, regiebehandelaar etc.

• Berichtenverkeer Jeugd en WMO

• Diagnoses

• Afspraken uit de agenda

• Templates (maar deze moet u nog wel aanpassen)

• Gebruikers, inclusief AGB codes en functie

• Huisartsen

• Historische DBC/BGGZ trajecten (ter inzage)

Wat u als losse bestanden ontvangt:

• Declaraties

• Contracten voor Jeugd en ZPM, inclusief prijstabellen

Hoe bereid u zich voor?

• Neem de e-learning goed door! Heeft u een week na de aankondiging nog geen uitnodiging gehad, neem dan contact met ons op.

• Zorg dat u in onze Selfserviceportal kan. Daarin vindt u veel kennisartikelen en kunt u tickets maken voor uw vragen. Ook hiervoor geldt: neem contact op als u geen uitnodiging heeft ontvangen (deze komt zodra uw migratiedatum bekend is).

Vóór de migratie:

• Rond alle declaraties af in Incura, inclusief het ophalen van retourinformatie en de export naar uw boekhouding. Er worden géén financiële gegevens gemigreerd.

• Gebruikt u Questpro?

  • Stuur geen vragenlijsten uit waarvan u verwacht dat ze niet tijdig ingevuld terugkomen.

  • Haal eventuele rapportages op uit Incura.

• Maak dossiers aan van openstaande aanmeldingen die u wilt meenemen – ook als ze nog op de wachtlijst staan.

• Haal tijdig de gegevens op die u nodig heeft voor verantwoordingsverplichtingen, zoals:

  • WTZA Jaarverantwoording

  • CBS Jeugd

  • Productieverantwoording Jeugd

  • Financiële rapportages (omzet)

  • KIBG

  • UPM

  • En overige rapportages

Wat moet u zelf inrichten na de migratie?

Wij zetten de data over, maar daarna moet u zelf een aantal zaken aanpassen, waar van toepassing. Dit zorgt ervoor dat u snel verder kunt werken in uw nieuwe EPD. Hieronder vindt u een aantal dingen waar u op moet letten.

VECOZO

Heeft u cliënten die vallen onder de Jeugdwet? Dan wordt uw systeemcertificaat overgezet. U moet daarvoor zelf bij VECOZO een aanpassing doen om aan te geven dat HCI GGZ voortaan uw softwarepartij is.

• Ga naar vecozo.nl en log daar in met uw persoonlijke certificaat

• Klik rechtsboven op Mijn Gegevens

• Klik op IP-adressen en daarna op Softwarepartij wijzigen

• Vink in de lijst "Tromp & Van Bruxvoort ZorgIT B.V." aan, en vink “Winbase” uit

• Klik dan op Opslaan

Heeft u geen cliënten binnen de Jeugdwet? Dan dient u een toestemmingsverklaring af te geven aan ons. Daarmee kunnen wij in het vervolg via ons eigen certificaat voor u declaraties en verzekeringsgegevens uitwisselen met Vecozo. U hoeft daardoor niet meer zelf tijdig zorg te dragen voor het verlengen van uw certificaat. U geeft 2 toestemmingen af, een voor de COV-check en een voor het declaratieverkeer. Dat gaat als volgt:

1. Ga naar vecozo.nl en log daar in met uw persoonlijke certificaat

2. Klik rechtsboven op Mijn Gegevens

3. Klik op Mijn externe toestemmingsverklaringen

4. Klik op de knop “Voeg toestemmingsverklaring toe”

5. Selecteer in de keuzelijst “Applicatie” voor “COV”

6. Selecteer in de keuzelijst “Type instantie” voor “Tussenpartij software”

7. Selecteer in de keuzelijst “Geeft toestemmingsverklaring aan” de naam “Tromp & Van Bruxvoort ZorgIT B.V.”

8. De einddatum kunt u laten staan voor de maximale periode van 2 jaar

9. Klik op de knop Doorgaan, lees en accepteer de disclaimer. Klik op “Opslaan” om de toestemmingsverklaring in te stellen.

10. Doe stap 4 t/m 9 nog een keer, maar kies dan bij stap 5 voor “Declaraties ZVW/WLZ”

Zorgdomein

Zie deze handleiding (PDF) om Zorgdomein om te zetten. U krijgt bij het omzetten in Zorgdomein een melding dat er al een koppeling actief is. Neem hiervoor telefonisch contact op met Zorgdomein om deze te laten verwijderen, op 020-471 52 82. Het is op dit moment nog niet mogelijk om berichten terug te sturen naar de huisarts via Zorgdomein. We gaan dit later dit jaar realiseren.

Aanmeldformulier

Als u nu gebruikt maakt van een aanmeldformulier van Incura op uw website dan moet u die vervangen door het aanmeldformulier van HCI GGZ. Zie de e-learning en Selfserviceportal voor meer informatie. U vindt de URL van het formulier via Hoofdpagina > Beheer > Systeeminstellingen > Aanmeldingen.

Zorgmail

In deze handleiding (PDF) wordt uitgelegd hoe u Zorgmail kunt instellen en testen. Het wachtwoord dat u nodig heeft is het EDI-wachtwoord van uw Zorgmail provider (dus niet het wachtwoord van @zorgmail.nl webmail). Als u deze niet (meer) heeft kunt u deze aanvragen via deze link.

Templates

We zetten de templates van al uw brieven, facturen en verslagen één-op-één over. Dat betekent dat we geen aanpassingen doen aan de inhoud en dat de veldkoppelingen niet aangepast worden naar eventuele corresponderende velden in HCI GGZ. Na de migratie moet u de templates dus aanpassen om de veldkoppelingen van HCI GGZ te gebruiken. U vindt de templates onder Hoofdpagina > Beheer > Tabellen voor beheer > Standaardbrieven.

Toevoegen contracten en prijstabellen

Zoals vermeld worden deze niet meegenomen uit Incura. U kunt deze makkelijk toevoegen. Zie hiervoor de module “Financieel Jaarwerk” in de e-learning. Ook zijn er in de Selfserviceportal onder de tegel Video Instructies webinars te vinden waarin het inrichten gedemonstreerd wordt.

Kan ik zelf kiezen wanneer ik overstap?

• Nee, de migratiedatum wordt door ons vastgesteld.

Is de migratie verplicht?

• Nee, overstappen naar HCI GGZ is niet verplicht. Wel raden wij het sterk aan. HCI GGZ wordt al ruim 25 jaar succesvol gebruikt door meer dan 1000 tevreden klanten, van kleine praktijken tot grote instellingen. De migratie bieden wij u kosteloos aan als investering in onze samenwerking. Mocht u desondanks kiezen voor een ander EPD, dan kunt u HCI GGZ maandelijks opzeggen.

  Wilt u niet overstappen, neem dan tijdig contact op met Customer Support van Incura om de mogelijkheden tot opzeggen te bespreken.

Mijn praktijk stopt binnenkort. Moet ik dan ook migreren?

• Als u overweegt te stoppen met uw praktijk, laat dit dan zo spoedig mogelijk aan ons weten. Wij nemen dan contact met u op om de mogelijkheden te bespreken.

Declaraties worden niet gemigreerd; wat als ik oude declaraties moet crediteren?

• Neem in dat geval contact op met de Zorgverzekeraar of gemeente, zij kunnen aan hun kant de declaratie crediteren.

Kan ik straks nog wel in mijn KING boekhouding?

• Ja, dat kan. Het werkt alleen iets anders dan u gewend was. We hebben de inlog in uw boekhouding losgekoppeld van het EPD; om in uw volledige boekhouding te komen moet u dus apart inloggen op de website van Bjorn Lunden/KING/iMuis. Hiervoor moet u eenmalig een nieuw wachtwoord aanmaken met accountgegevens die u bij ons op kunt vragen. Het voordeel van deze manier is dat u voor uw boekhouding niet afhankelijk bent van uw EPD.
  Vanuit HCI GGZ kunt u uw declaraties rechtstreeks naar de boekhouding exporteren zodra alle tegenrekeningen correct gekoppeld zijn.

Kan ik straks nog ondersteuning krijgen bij het declareren en de boekhouding?

• Uiteraard kunt u voor concrete vragen altijd terecht bij onze Customer Support. We nemen het declareren, het inrichten van het jaarwerk en uw boekhouding echter niet van u over. Mocht u daar voor wat betreft de uitvoering hulp bij nodig hebben dan verwijzen wij u graag naar onze declaratiepartners.

Hoe moet ik de aangeleverde CSV-bestanden veilig opslaan?

• Dat is volledig aan u. U kunt bijvoorbeeld een fysieke kopie bewaren op een met BitLocker beveiligde USB-drive (en deze op een veilige locatie bewaren). Als u (ook) een kopie in een beveiligde cloudopslag wilt bewaren, zoek dan naar een aanbieder die standaard “encrypted storage” levert, de meeste cloudopslag is dat niet. Het verdient aanbeveling om elke 2 jaar te controleren of de gegevens nog toegankelijk zijn.

Werkt mijn Intelly koppeling nog na de conversie?

• Helaas bieden wij geen koppeling met Intelly. U kunt gebruik maken van de volgende alternatieven:

  • HCI GGZ heeft een boekhoudkoppeling met Bjorn Lunden, leverancier van King Software en IMuis.

  • HCI GGZ heeft ook een koppeling met WeFact. WeFact koppelt met diverse gangbare boekhoudprogramma’s, zoals Twinfield, E-Boekhouden en Snelstart. Deze koppeling wordt verzorgd door Zorgfinancials.nl.
    Mocht u hier meer over willen weten, kunt u contact opnemen met Maarten Felix van Zorgfinancials via info@zorgfinancials.nl. Maarten kan u alles uitleggen over de mogelijkheden die deze koppeling te bieden heeft en uiteraard over de kosten.

  • Tot slot kent HCI GGZ diverse boekhoud-exports, welke handmatig in uw boekhouding kunnen worden geïmporteerd.

  De koppeling tussen Intelly en Incura kunt u opzeggen via het Incura klantportaal.

Werkt mijn koppeling met Mollie nog na de conversie?

• De koppeling met Mollie is helaas niet gerealiseerd voor de overstap. Wilt u gebruik blijven maken van Mollie/iDeal betaallinks? Dan kan dit door middel van onze koppeling met WeFact. Mocht u hier meer over willen weten, kunt u contact opnemen met Maarten Felix van Zorgfinancials via info@zorgfinancials.nl. Maarten kan u alles uitleggen over de mogelijkheden die deze koppeling te bieden heeft en uiteraard over de kosten.

  De koppeling tussen Mollie en Incura kunt u opzeggen via het Incura klantportaal.

Werkt mijn koppeling met Qualiview nog na de conversie?

• Helaas bieden wij geen koppeling met Qualiview. HCI GGZ biedt koppelingen met QuestPro, BergOp en Embloom. U kunt Qualiview wel blijven gebruiken, maar dan los van het EPD. Wilt u overstappen naar een vragenlijstapplicatie waarmee wij wel een koppeling bieden, dan raden wij aan dit tegelijk met de migratie van Incura naar HCI GGZ te doen.

  Embloom is onze zusterorganisatie en samen bieden wij de meest uitgebreide en gebruiksvriendelijke koppeling. Om klanten tegemoet te komen kunt u bij de conversie naar HCI GGZ eenmalig gebruikmaken van een aantrekkelijk overstapaanbod:

  • Kosteloze realisatie van de koppeling met Embloom;

  • Gratis gebruik van Embloom zolang uw contract met Qualiview nog loopt. U betaalt alleen licentiekosten voor afgenomen vragenlijsten en e-health-interventies. Daarna ontvangt u een korting van 50% korting op de abonnementskosten van Embloom tot en met december 2025.

  Let op: bij overstap naar Embloom dient u uw contract met Qualiview zo spoedig mogelijk op te zeggen. Bekijk het volledige aanbod op de website van Embloom.

Kan ik de Incura app blijven gebruiken?

• Nee, maar HCI GGZ heeft een eigen HCI Zorgverlener app. Deze is te downloaden in de Google Play Store of iPhone App Store en na de conversie te koppelen aan uw omgeving onder Hoofdpagina > Gebruikersvoorkeuren > HCI app. De app